Berpikir Kecil

Mungkin kita begitu akrab dengan istilah “thinking big”, “think globally”, “helicopter view” dan istilah lain mengenai berpikir dalam tataran konseptual. Sebagai insan yang bertumbuh dengan latar belakang pendidikan Planologi/Perencanaan Wilayah, saya terbiasa berpikir dalam tataran konseptual. Satu penggalan kalimat menyentil yang saya dengar beberapa waktu lalu dari talkshow antara kawan dengan perwakilan konsultan perencanaan, “planner itu ilmunya seperti danau yang luas, namun dangkal”.

Berpikir besar – tataran konsep – memang merupakan basis dalam menentukan detailing konsep tersebut. Namun paradigma berpikir kecil – dalam hal ini saya gunakan untuk mendiskripsikan detailing – juga perlu diperdalam untuk mendefinisikan dengan jelas konsep dengan output yang dituju. Sebagai contoh, A – si pemikir besar – menginginkan kendaraan yang muat untuk 5 orang, lincah dalam manuver maju dan mundur. B – Si pemikir kecil, seorang insinyur mesin – bermaksud membantu A untuk mencari kendaraan yang dimaksud. B akan mengajukan pertanyaan semacam: akan digunakan di mana (menentukan posisi kanan atau kiri kemudi), tenaga mesin yang diinginkan, mau irit atau konsumtif bahan bakar. Jika A kurang memahami beberapa kunci dalam detailing, maka bukanlah Honda Mobilio yang didapatkan A, namun berujung pada B memberinya Viar motor roda 3.

Interaksi menarik menurut saya dalam sudut berpikir besar dengan berpikir kecil adalah dalam pengembangan suatu proyek. Dalam hal ini, saya mencuplik dari Project Management yang dikembangkan DuPont melalui tiga tahapan Front End Loading (FEL). Pada dasarnya FEL adalah untuk memastikan bahwa tiap pihak yang terlibat dalam keproyekan mampu mendukung tujuan bisnis. Karenanya tahapan dalam FEL harus terekam, dimengerti, dan diterima oleh pihak-pihak berkontribusi. Berikut adalah gambaran tiga tahapan FEL.

1

Sumber: Capital Investment Management Process – DuPont

Dalam tiap tahapan FEL, akan ada Gate Review sebagai steering process untuk memastikan bahwa koridor keproyekan yang sudah ditentukan tetap terjaga.

Apa saja isi FEL-1?

Sederhananya, bagian ini adalah penyampaian pertanyaan. Pertanyaan yang tepat akan mendorong jawaban yang tepat. Jawaban yang salah, sebagian karena pemahaman yang ngawur, atau sesederhana karena pertanyaannya sendiri sudah salah.

FEL-1 Business Planning berusaha menjawab Apa yang menjadi masalah saya? Selanjutnya pertanyaan ini akan dielaborasi dalam koridor kemampuan finansial: Apa keuntungan buat saya? Berapa nilai yang harus dikeluarkan? Berapa lama waktu yang diperlukan supaya masalah saya ada solusinya?

FEL-1 akan menghasilkan kebutuhan bisnis dan risiko; + 50% estimasi yang setidaknya mengidentifikasi key equipment; jadwal kegiatan dengan skenario pesimis; budgetary persiapan untuk FEL-2 (misal diperlukan survei lokasi atau kajian lain).

FEL-2 Facilities Planning berupaya mengajukan pertanyaan: Apa yang perlu dibangun/dikembangkan? Ini akan dielaborasi dalam teknologi yang diperlukan; kapasitas yang direncanakan; ukuran yang diperlukan; estimasi pengeluaran/investasi; dan kelayakan secara bisnis. Deliverable FEL-2 yaitu opsi yang sudah dijustifikasi untuk maju ke FEL-3; estimasi biaya dengan error ­+ 20%; mitigasi risiko; strategi pengadaan dan terms kontraktual untuk EPC (Engineering, Procurement, and Construction); budgetary untuk FEL-3; spesifikasi teknis dan solusi teknis; Work Breakdown Structure; pendetailan untuk bagian-bagian long lead-yang memakan waktu dalam pengembangannya.

FEL-3 Project Planning, berupaya menanyakan Bagaimana membangunnya?

Bagian ini akan mengagregasi dan mengeksekusi paket kontrak yang matang untuk meminimalkan terjadinya perubahan-perubahan saat pembangunan, misal: apa saja spesifikasinya; bagaimana detail desainnya; siapa yang akan mendesain dan membangunnya; bagaimana rencana untuk control biaya-pemilihan kontraktor-jadwal-dll.

Deliverable FEL-3 yaitu estimasi akurasi error + 10%; jadwal dengan tanggal pasti dan terintegrasi; alokasi sumber daya; Critical Path Analysis; kesiapan operasional; kesiapan pendanaan; dan detail risk assessment.

Dari tahapan-tahapan FEL tersebut akan berlanjut ke proses Financial Closing, untuk mereview kembali semua variabel diselaraskan dengan faktor finansialnya, sebelum berlanjut ke tahapan implementasi proyek/pembangunan.

Seorang planner yang terbiasa dengan latar belakang konseptual memang tidak harus menguasai setiap detailingnya. Namun setidaknya konsep apa yang dimaui dapat diterjemahkan dengan jelas sejak FEL-1. Setidaknya beberapa variabel yang harus terkonfirmasi oleh pemikir besar dalam detailing yaitu: seberapa besar kebutuhan/share yang akan memanfaatkan fasilitas; bagaimana skema bisnis/konsep delivery fasilitas ke pengguna; komponen apa yang akan memiliki alokasi terbesar di struktur biaya (ini cukup secara bulk untuk tahap awal, karena kita diijinkan membuat error 50% di tahap awal); alokasi waktu; studi apa yang diperlukan untuk mendukung keterbatasan data yang dimiliki.

Penerjemahan berpikir besar ke detail berpikir kecil merupakan proses tune up yang dinamis. Dengan memahami sudut pandang seorang insinyur-insinyur dari disiplin yang berbeda dalam menerjemahkan konsep kita, akan menghasilkan pertanyaan dan jawaban yang tepat. Jangan sampai maksud hati mengembangkan aplikasi untuk smart city transportasi, yang ada malah aplikasi smart city transgender. Fatal!!!

agencywordpress themes